Uniwersytet Warszawski jako pierwsza uczelnia w Polsce zdecydował się na wprowadzenie decyzji elektronicznych w procesie rekrutacji na studia pierwszego stopnia, jednolite studia magisterskie i studia drugiego stopnia. Do tej pory na uczelni wydano ich ponad 25 tysięcy.

Pierwsze decyzje elektroniczne o przyjęciu, jak i nieprzyjęciu na studia zostały podpisane 23 lipca przez prof. Sławomira Żółtka, prorektora ds. studentów i jakości kształcenia UW. Podpisy zostały złożone w systemie Internetowej Rekrutacji Kandydatów (IRK), a następnie decyzje udostępniono kandydatom, którzy mogli odebrać je elektronicznie za pomocą osobistego konta w systemie IRK. Skróciło to znacznie czas oczekiwania na ich otrzymanie. Do tej pory na Uniwersytecie Warszawskim przewodniczący komisji rekrutacyjnych podpisali elektronicznie i udostępnili kandydatom ponad 25 tysięcy decyzji administracyjnych w sprawie przyjęcia na studia.

Przygotowania do wprowadzenia, w ramach postępowania rekrutacyjnego, decyzji elektronicznych trwały prawie dwa lata. Pierwsze kroki w tym kierunku zostały podjęte we współtworzonym przez UW Międzyuniwersyteckim Centrum Informatyzacji (MUCI), które projektuje system IRK. W wyniku tych starań, w których brało udział Biuro ds. Rekrutacji UW, udało się przystosować system IRK do podpisywania w nim decyzji kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz ich udostępniania kandydatom.

– Wprowadzenie na Uniwersytecie Warszawskim możliwości elektronicznego podpisywania i doręczania decyzji w sprawach rekrutacyjnych stanowi ukłon w stronę nie tylko obecnych, lecz przede wszystkim przyszłych kandydatów na studia. Jest to również kolejny krok w stronę cyfrowego obiegu dokumentów w stale rozwijającym się technologicznie świecie – mówi prof. Sławomir Żółtek.

Wprowadzone rozwiązanie ułatwiło też pracę członkom komisji rekrutacyjnych, którzy do tej pory zaangażowani byli w przygotowanie i wysyłanie decyzji w formie tradycyjnej. – Jest to również działanie proekologiczne, ponieważ pozwala na zminimalizowanie zużycia papieru poprzez uniknięcie konieczności drukowania i doręczania listownie ponad 40 tysięcy decyzji w sprawach rekrutacyjnych rocznie – dodaje prorektor ds. studentów i jakości kształcenia.